Aufgaben verwalten – Manchmal eine Aufgabe für sich selber.

Nicht nur Freiberufler und Selbständige kennen das Problem: man hat so viel zu tun, das man schon gar nicht mehr weiß was alles zu tun ist.
Aber natürlich trifft es diese ganz besonders.

Die ToDo-Liste quillt schon fast über, und ist womöglich, wenn nicht digital geführt, durch ausstreichen ausgeführter Arbeiten unübersichtlich.
Aber es gibt ja digitale ToDo-Listen. Eine Unmenge von Programmen die nur für diesen Zweck geschrieben wurden. Und andere Programme, die Aufgabenverwaltungen ebenfalls mit anbieten.

Für manche Fälle sind diese einfachen Listen aber nicht mehr ausreichend. Die Aufgaben sind zu viele. Oder es sind zu große Aufgaben, das man das Gefühl bekommt diese nie abgearbeitet zu bekommen. Und sowas kann auf die Motivation, und auch die Produktivität schlagen. Und das ist für Freiberufler und Selbständige ganz besonders schlimm. Denn wenn die Aufgaben nicht erledigt werden, gibt es normalerweise auch kein Geld. Aber auch für alle anderen ist es nicht gut.

Doch was kann man dagegen tun?

Zuerst einmal natürlich eine Aufgaben- oder ToDo-Liste anfangen, sofern man noch keine führt. Und nicht nur anfangen, sondern auch nutzen. Jede Aufgabe eintragen, auch ruhig wichtige Aufgaben besonders Kennzeichnen, und vor allem: Erledigtes austragen.
Wie man diese Liste führt ist jedem selber überlassen. Auf einer Tafel, in einem teuren Notizbuch, oder einem einfachen College-Block. Oder eben digital. Sei es in seinem Email-Client, einem der vielen kostenlosen oder kostenpflichtigen Programme oder Internet-Dienstanbieter.
Wenn man diese Liste führt kann man schon einmal keine Aufgabe mehr vergessen.

Aber manchmal reicht diese einfache Liste eben auch nicht mehr aus. Da stehen dann Aufgaben drauf, die einem riesig, und nahezu nicht zu bewältigen erscheinen. Oder das man sich trotz dieser Liste verzettelt. Aufgaben liegen lässt die an sich in kurzer Zeit zu erledigen wären, aber in der Menge einem eben auch erschlagen.

Aber hierfür gibt es auch Lösungen.

Ein interessanter Ansatz ist die GTD-Methode von David Allen*. Ein System das in den USA entwickelt wurde und das Thema Selbstmanagement angeht. Denn nichts anderes ist dies ja. Man versucht seine Aufgaben und seine Arbeitszeit sinnvoll zu verwalten.
Das System ist sehr beliebt, setzt aber einige eigenen Arbeiten voraus. Aufgaben bewerten, erledigte Aufgaben analysieren und so weiter. Die Reaktionen die man auf dieses System aber liest sind eigentlich durchweg positiv. Man muss nur den inneren Schweinehund überwinden und eben sich angewöhnen genau dies immer zu tun.

Das System wurde auch von anderen aufgegriffen, und angepasst. So gibt es eine auf deutsche Verhältnisse angepasste Version (wobei mir der Ansatz beim ersten Anschauen merkwürdig vorkam), und einige andere Versionen, die darauf abzielen den Aufwand für das Verwalten zu minimieren.

Kern all dieser Methoden ist natürlich eine Aufgabenliste, die hierbei aber gewisse Anforderungen erfüllen muss. Und es gibt eine große Anzahl von sogenannter GTD-Software. Aber auch eine handschriftliche Liste wäre ausreichend.

Für mich als ITler, und jemand der eigentlich immer (außer im Schlaf) online ist bietet sich was elektronisches an. Und da hilft einem die Firma Priacta* weiter. Die haben auf Ihrer Webseite eine Liste* von verschiedenen Programmen und Internetdiensten aufgeführt mit einigen wichtigen Features dieser Software. Eine praktische Variante um sich das für sich passende auszusuchen.

Neben dieser sehr interessanten Liste bietet Priacta* auch eine eigene Überarbeitung des GTD-Systems an. Eines, was die Benutzung noch erleichtern soll.  Wie beim GTD verspricht Priacta eine Effiziens-Steigerung.

Eigentlich war ich nur auf der Suche nach einer guten Aufgabenverwaltung, weil meine alte Lösung (College-Block) mir nicht mehr gefiel. Aber das was ich bisher von dem System gelesen habe auf der Webseite, und auch von anderen Leuten, gefällt mir sehr gut. So werde ich sicher dieses TRO genannte System durch das auf der Webseite verfügbare eBook mir mal anlernen. Neben dem eBook gibt es noch weitere Angebote (wie ein telefonischer Coach) um das System zu erlernen.

Meine neue Aufgabenliste

Aber für mich hat sich das ganze schon mindestens für diese Software-Liste gelohnt.  Ich habe für mich  den Anbieter Toodledo gefunden. Er bietet einem kostenlose Accounts an, somit kann man damit problemlos seine Aufgaben verwalten. Wer GTD oder eben das TRO-System nutzen will sollte sich aber einen kostenpflichtigen Account holen. Der fällt mit 14,95$ im Jahr auch nicht sehr teuer aus, bietet aber (unter anderem) die tolle Möglichkeit eine große Aufgabe in viele kleine Aufgaben aufzuteilen.
Wer die grafisch praktische Aufteilung nicht braucht, kann dies natürlich auch im kostenlosen Account erreichen, in dem er diese Aufteilung eben als eigenständige Aufgaben eingibt. Und Toodledo bietet einem wirklich viele nützliche Funktionen.

Praktischerweise gibt es für mein Android-Handy von einem Drittanbieter auch eine App um die Toodledo-Daten anzuzeigen. Ich habe mich für die Software „Got To Do“ in der Werbefinanzierten Version entschieden. Später vielleicht die bezahlte App ohne Werbung.  Für das iPhone gibt es die App sogar direkt von Toodledo.

Für das von mir benutzte Thunderbird mit Lightning gibt es leider kein AddOn um Toodledo einzubinden. Aber mit dem AddOn „WAT“ ist es ja möglich jede Seite als eigenen Tab im Thunderbird anzuzeigen. Und so ist Toodledo auch in mein Thunderbird integriert. Allerdings: natürlich nur wenn eine Internet-Verbindung besteht. Aber das ist bei mir eigentlich eh immer der Fall.

So, nach dem ich nun meine Aufgaben wirklich schön und komfortabel verwalten kann… lese ich mir mal das TRO-System* durch und versuche es umzusetzen.

Und wer bis hierher den Artikel durchgelesen hat wird sicher gemerkt haben, das mich dieses Thema gerade sehr betrifft. Aber Abhilfe ist ja auf dem Weg. Hoffe ich. 😉